RTI-activiteiten: eerst denken, uitwerken dan doen!


HABÉ concentreert zich op de operationele uitvoering van de Returnable-Transport-Items-activiteiten. Deze RTI-activiteiten zijn het resultaat van een analyse van de emballagestromen gevolgd door het werken conform ISO-9001 en ISO-22000 kwaliteitseisen.

Hierbij wordt bepaald welke activiteiten noodzakelijk zijn en dus niet te elimineren zijn.  

 



HABÉ maakt onderscheid in drie elementaire RTI-taken, dit alles in het belang van de betrouwbaarheid en de validiteit, te weten:

1. Operationele Service-Providing (= OSP): het werkgebied van HABÉ, bestaande uit RTI-activiteiten zoals; tellen, sorteren, repareren, transporteren, reinigen, verhuren, opslag, registratie & depotbeheer van RTI.
2. Administratieve Service-Providing (= ASP): op basis van de door HABÉ gegenereerde RTI-data kan vanuit een onafhankelijk administratiekantoor de RTI-controles/verificaties uitgevoerd worden. Doel: het kunnen vergroten van beschikbaarheid, het voorkomen van onbalansen en het kunnen rapporteren van de RTI-status binnen de supply-chain aan de betrokken partijen.  
3. Financiële Service-Providing (= FSP): op basis van de uitgevoerde operationele activiteiten, die geverifieerde RTI-data tot gevolg heeft, zorgdragen voor de verrekening van de RTI-activiteiten richting de betrokken partijen. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld VBR-vergoedingen, Statiegeldverrekening op basis van ‘rekeningcourant’-principe, opslag- en roulatietarifering.

 

HABÉ concentreert zich als onafhankelijke logistieke dienstverlener op de OSP-activiteiten.

Door de aanwezigheid van operationele RTI-kennis en -ervaring draagt HABÉ hiermee zorg voor het leggen van het fundament waarmee de RTI-gebruikers de RTI als “Commodities” kunnen beschouwen en voor de branche tot een optimalisatie (transparantie, vergroting beschikbaarheid en kostenverlaging) van het RTI-gebruik komen.

We zeggen dan ook: "als de RTI-activiteit niet is te elimineren en dus moet, dan direct in eenmaal goed!"

Ter bepaling en verificatie van de optimaal uit te voeren RTI-activiteiten, maakt HABÉ gebruik van eenvoudig toepasbare analyse-technieken. 

 

HABÉ-RTI-analyses:

1.  ABC: Activity-Based-Costing 
2.  SLP: Systematic Lay-out Planning
3.  TOC: Theory of Constraints 


 

 

1. HB-cRc RTI-analyse: Ativity-Based-Costing (= ABC)

 

  
KERNPUNTEN ABC-benadering :

ABC-Doel:
ABC is het met RTI-activiteiten-analyses leggen van een causaal verband tussen indirecte kosten en kostenobjecten. Kostenobjecten kunnen zijn :
• producten of diensten,
• afdelingen,
• klantengroepen
• individuele klanten
• afzonderlijke bedrijfsactiviteiten en
• strategische bedrijfsfuncties.


ABC-Werking:
Indirecte RTI-kosten worden met behulp van "costdrivers" aan genoemde kostenobjecten doorberekend. Als tussenstop is het mogelijk de indirecte kosten door te berekenen aan "costpools". Dit zijn bedrijfsactiviteiten welke ten bate van de kostenobjecten verricht worden.

 
ABC-Noodzaak:
De ABC-methode is ontworpen naar aanleiding van de sterke groei van indirecte kosten in bedrijven. Indirecte kosten zijn kosten als planning, coördinatie, administratie, management, product-ontwikkeling, enz. Deze groei is veroorzaakt door een aantal strategische ontwikkelingen, zoals: 
• uitbreiding producten/diensten-assortiment,
• kapitaalintensievere en flexibelere productiemethoden,
• intensievere concurrentie,
• groei informatie en informatietechnologie,
• internationalisatie en
• business process redesign.


Door de intensievere concurrentie ontstaat een sterke druk op de verkoopprijzen, waardoor een noodzaak ontstaat om met name de - sterk gestegen - indirecte kosten te verminderen en te concentreren op de kernactiviteiten. Vaak behoren de activiteiten m.b.t. de RTI (product- & ladingdrageractiviteiten) niet tot de core-business. RTI zijn noodzakelijk voor de logistieke invulling, die zich lenen voor samenvoeging, uitbesteding en vereenvoudiging op basis van periode analyses van de RTI-stromen.


ABC-Kernproblemen:
Een kernprobleem bij toepassing van ABC is het verkrijgen van informatie over en diepgaand inzicht in RTI-kosten, teneinde de costdrivers te kunnen opsporen. Dit gebeurt grotendeels m.b.v. inventarisatie van de huidige RTI-activiteiten op basis van aanwezige RTI-data, activiteitbezichtiging en interviews, hetgeen kennis en oefening vergt.
Een tweede kernprobleem is het stellen van prioriteiten bij te onderzoeken RTI-activiteiten en het kiezen van de meest geschikte kostenobjecten.

ABC-Toepassingsmogelijkheden:
ABC is toepasbaar op drie niveau's in een bedrijf; operationeel, taktisch en strategisch. Als Operationeel Service-Provider concentreert HABÉ zich op de "operationele activiteiten" zoals ze bij analyse zijn ("as-is") en rekeninghoudend met het RTI-beleid vanuit de opdrachtgever (ingegeven door strategie) het bepalen van de gewenste situatie ("to-be").
Op operationeel niveau wordt de ABC-analyse gebruikt worden voor het bepalen van de prijsstelling van de RTI-producten/diensten. Dergelijke berekeningen zijn bij HABÉ gebaseerd op een opgesteld "tailormade" econometrische calculatiemodel, die vertrouwelijk gedeeld wordt met de opdrachtgever. Het delen van de RTI-data en calculatiemodellen acht HABÉ gewenst in verband met transparantie en noodzakelijk omdat retail- en daarmee logistieke stromen continu onderhevig zijn aan verandering. HABÉ kiest dan ook voor econometrische opzet van de ABC-analyse zodat ook daadwerkelijk jaarlijks relatief eenvoudig bepaald kan worden wat het effect is van de gewijzigde omstandigheden is.


ABC RTI-stappenplan:
De RTI-activiteiten staan centraal staan bij de ABC-analyse, Om de methode Activity Based Costing goed toe te kunnen passen, dienen verschillende stappen te worden gevolgd. De volgende zeven stappen worden bij Activity Based Costing onderscheiden:

• ABC-stap 1 Voorbereiding project
Een projectgroep wordt ingesteld, wie vanuit de opdrachtgever kan als contactpersoon dienen voor HABÉ en kan de vertrouwelijke RTI-data aanleveren.

ABC-stap 2 Bepaling RTI-proces, inventarisatie activiteiten en vaststelling kostenobjecten
De bepaling van het RTI-proces  is een ‘top-down’ aangelegenheid, bepaald door opdrachtgever ism HABÉ.  Vervolgens worden ‘bottum-up’ de activiteiten binnen de vastgestelde RTI-processen geďnventariseerd. Het kostenobject is datgene waaraan uiteindelijk de kosten worden toegerekend en vormt dus het sluitstuk van het toerekeningsproces. De vaststelling van de kostenobjecten is een belangrijke beslissing. Doorgaans worden de RTI en de RTI-diensten als kostenobject beschouwd.

ABC-stap 3 Inventarisatie kosten van productiemiddelen
De kosten worden geďnventariseerd, informatie is doorgaans te vinden in de administratie van opdrachtgever. Indien deze vooralsnog niet vanuit opdrachtgever beschikbaar zijn, hanteert HABÉ parameters en waarden gebaseerd op ervaringscijfers. Voor Activity Based Costing is het belangrijk dat de kosten zijn ingedeeld naar productiemiddelen. Immers, deze productiemiddelen worden gebruikt om activiteiten uit te voeren.

ABC-stap 4 Bepaling van de kostenveroorzakers
Kostenveroorzakers ("resourcedrivers") zijn eenheden met behulp waarvan de kosten van productiemiddelen worden toegerekend aan de RTI-activiteiten. Om deze te kunnen bepalen zal goed inzicht aanwezig moeten zijn in processen en activiteiten en de wijze waarop deze worden uitgevoerd. Voorbeelden van kostenveroorzakers zijn: tijd (uren/ minuten), ruimte (aantal kubieke of vierkante meters) en volume (benodigde aantal RTI en te verwerken RTI-volume).


ABC-stap 5 Toerekening kosten van productiemiddelen aan activiteiten
De kosten van de productiemiddelen worden met behulp van kostenveroorzakers toegerekend aan activiteiten. Het resultaat van deze stap is de kosten per activiteit.


ABC-stap 6 Bepaling van de activiteitenveroorzakers
Activiteitenveroorzakers ("activitydrivers") zijn eenheden met behulp waarvan kosten van activiteiten worden toegerekend aan kostenobjecten. Met het in kaart brengen van de kosten per RTI-activiteit is veel relevante informatie beschikbaar. Inzicht in deze kosten geeft de mogelijkheid om keuzes te maken mbt eliminatie, samenvoeging of wijziging van de RTI-verwerkingsopzet. Doorgaans is een meer gedetailleerd kosteninzicht noodzakelijk, namelijk de kosten per kostenobject.

ABC-stap 7 Toerekening kosten van activiteiten aan kostenobjecten
De kosten van de activiteiten worden met behulp van activiteitenveroorzakers toegerekend aan kostenobjecten. Het resultaat van deze stap is de kosten per kostenobject. Om die reden streeft HABÉ standaard naar het opstellen van het econometrische calculatiemodel waarin de RTI-kostenelementen en RTI-kostencomponenten middels een matrix samenkomen.

Wenst u meer informatie m.b.t. het toepassen van de ABC-analyse voor uw RTI-processen, zie:

Valuemanagement ABC-analyse info-1 webbased
D.A. van Damme Literatuur: Activity Based Management, van prestatiemeting naar kostenreductie, Kluwer, Deventer, 2002.
D.A. van Damme Literatuur: Activity Based Costing, van kostentoerekening naar kosteninzicht, Kluwer, Deventer, 2001

 


2. HB-cRc RTI-analyse:  Systematic Lay-out Planning (= SLP)


Indien het duidelijk is welke RTI-activiteiten noodzakelijk zijn voor de supplychain of keten, is het bij het opnieuw of nieuw op te richten Retourencentrum van belang dit op een efficiente wijze te doen. HABÉ hanteert t.b.v. een correcte pandindeling de SLP-methodiek en heeft hier goede ervaringen opgedaan bij het optimaal inrichten van de Retourencentra ten behoeve van Albert Heijn RDC-Retourencentrum Pijnacker-Delfgauw, Retourencentrum Eco-Tray-Systems, Retourencentra t.b.v. E2- en CBL-versfustafdelingen en de NRPET-telcentra Nederland.

SLP-doel: SLP Richt zich op het minimaliseren van transportafstanden en het optimaal positioneren van de RTI-afdeling en diens processen/activiteiten. HABÉ gebruikt deze methodiek bij het inrichten of herinrichten van de RTI-processen.  

SLP-werking: Lang niet alle RTI-handelingen voegen waarde toe aan uw logistiek proces of dienst. Eén van de verspillers is overbodig transport van RTI. SLP is een hulpmiddel om te komen tot een optimale lay-out waarbij transport wordt geminimaliseerd. SLP is een georganiseerde en systematische methode voor retourencentra of fabriekshalinrichting of voor het analyseren van problemen op het gebied van materials handling. SLP is geschikt voor ontwerp van nieuwe RTI-afdelingen Voor het uitvoeren van SLP zijn de zogenaamde PQRST-gegevens nodig: product, quantity, route, service en time

SLP-Toepassingsmogelijkheden:
In de praktijk stelt HABÉ na een verzoek om een RTI-kostenspecificatie voor de logistieke operatie, die plaatsvindt in een Retourencentrum (RC), een aantal ontwerpen op, op basis van gegevens van de opdrachtgever. Daarna vindt tussen deze ontwerpen een afweging plaats, waarbij tevens gekeken wordt naar de door HABÉ opgestelde kostenspecificatie/voorcalculatie. 

Uit literatuuronderzoek is gebleken dat SLP geschikt is voor het ontwerpen van distributiecentra, want deze methode heeft ten opzichte van andere methodes het voordeel dat het een iteratief proces is. Bij SLP zullen, na herhaaldelijk doorlopen van een aantal stappen, een aantal ontwerpen worden gevormd. De afweging tussen de alternatieven wordt  gedaan op basis van de berekende operationele kosten. De RTI-verwerking wordt door HABÉ ingericht uit oogpunt van kostenreductie.

SLP RTI-stappenplan:
Een belangrijke stap in SLP is de product-quantity-analyse, waarmee de te verwerken RTI worden onderverdeeld in groepen (zogenaamde productfamilies, zie ook RTI-typen). In de praktijk blijkt dat een RC bestaat uit meerdere deelactiviteiten, welke vaak zijn ontworpen op basis van de productfamilies. Een RTI-proces is onderverdeeld in vijf subprocessen: RTI-ontvangst, opslag, klantspecifieke processen, expeditie en transport tussen de afdelingen.

In de literatuur is ook gezocht naar een methode voor het specificeren van de kosten van een DC. Een DC heeft in de praktijk voornamelijk indirecte kosten (kosten die niet direct toewijsbaar zijn aan de producten). Voor het specificeren van de kosten heeft Activity Based Costing (ABC) drie voordelen boven de opslagmethode en de kostenplaatsmethode: verbeterde verdeelsleutels (een ratio waarmee de kosten worden verdeeld), grote detaillering op laag niveau en verbeterde kosteninformatie.

Het model, dat als basis dient voor de tool, is gebaseerd op de methodes ABC en SLP. Binnen het model is een standaarddefinitie opgesteld voor het RC. Op basis van deze definitie kunnen ontwerpen worden opgeslagen. Van alle gevonden concepten, die allemaal bestaan uit een of meerdere RTI-deelprocessen, wordt het concept met de laagste operationele kosten gekozen als oplossing. Vijf belangrijke controlestappen zijn:
1. Elimineer afval/schade
2. Reduceer logistieke intensiteit
3. Reduceer manuele arbeid (streef naar mechanisatie'
4. Houdt rekening met groei/expansie (obv RTI-beleid-strategie opdrachtgever) 
5. Houdt rekening met flexibiliteit (pieken)

De keerzijde van de SLP-systematiek is, dat het een redelijk arbeidsintensieve data-analyse betreft. Door het reduceren van het aantal parameters kan een snelheidswinst worden behaald. Door een vereenvoudigd standaardstroomdiagram op te stellen van een RC kan de invoer begrensd worden tot 11 stappen. 

Wenst u meer informatie m.b.t. het toepassen van de SLP-analyse voor uw RTI-processen, zie:

Pol-consultancy SLP-systematiek
 

 

3. HB-cRc RTI-analyse:  Theory of Constraints (= TOC)


TOC-Doel:
De 'Theory of Constraints' is door Eli Goldratt in 1980 ontwikkeld en wordt binnen de industrie toegepast. Doel is om middels een optimalisatiecyclus de zwakste schakel of knelpunt binnen het RTI-verwerkingsproces op te sporen en deze vervolgens weg te nemen of te optimaliseren. Bij optimalisatie wordt door HABÉ verwezen naar aspecten als:

- vergroten productiviteit (versnellen van RTI-processtap)

- vergroten betrouwbaarheid (duidelijke afspraken bij de RTI-ontkoppelpunten in de supply-chain en naleving hiervan)

- veiligstellen van validiteit (meten en controleren dat de geregistreerde RTI ook overeenkomen met de werkelijkheid).

 

TOC-werkwijze: TOC betreft een proces waarbij gekeken wordt naar oorzaak/effect-relaties. Hierbij wordt het RTI-verwerkingsproces gezien als een keten van aaneengeschakelde activiteiten, waarbij de doorlooptijd van de RTI bepaald wordt door de langzaamste verwerkingsstap of knelpunt (= "constraint"). Door het knelpunt op te lossen verbeterd het verwerkingsproces, waarna opnieuw het proces van optimalisatie opnieuw begint. Een Constraint kan zijn een object (RTI), machine, een werkwijze of het ontbreken hiervan.

TOC-Toepassingsmogelijkheid: TOC is goed toepasbaar voor operationeel management binnen de logistieke Retourencentra, omdat centraal staat het streven naar een continue optimalisatie van de RTI-verwerkingsstappen. HABÉ-management kan op deze wijze de middels ABC-analyse doorgerekende RTI-processen, die qua layout verwerkt worden volgens de SLP-systematiek, ook daadwerkelijk optimaal laten verlopen. Middels TOC wordt een goed opgezet en ingericht RTI-verwerkingsproces via de weg van incrementele verbeterstappen/innovaties up-to-date gehouden.

TOC-stappen: Vijf essentiele stappen worden bij TOC doorlopen, te weten:


- TOC stap 1: Inventariseer het RTI-proces en spoor de RTI-verwerkingsknelpunten op.

- TOC stap 2: Bepaal de grootste RTI-bottleneck - Constraint

- TOC stap 3: Onderzoek het knelpunt en kom met oplossingen waarmee het RTI-proces meer optimaal verloopt

- TOC stap 4: Uitvoering van de optimalisatie en evalueer het effect van de gekozen oplossing

- TOC stap 5: start de incrementele optimalisatiecyclus opnieuw door opnieuw stap 1 uit te voeren.

 

Wenst u meer informatie m.b.t. het toepassen van de TOC-analyse voor uw RTI-processen, zie:

TOC-uitwerking (UK) TOC-systematic
Proces verbeteren obv TOC TOC-uitleg